安徽嘉沣物流有限公司｜海运集装箱单证 / 操作自动化

从“人工盯邮件、填系统、追节点”转向“机器人跑流程，人处理异常”

结合安徽嘉沣物流当前团队规模、远程协作特性和海运集装箱操作链路，建议先以“接托书-订舱-放舱-打单-提箱-上船-签单”作为优先切入场景。重点不是替换现有业务系统，而是用 RPA+AI 把邮件、附件、网页、Excel、货代系统之间的重复动作串起来，快速形成可运行的自动化能力。

影刀 RPA + AI 功能简介

影刀可以理解为一位“数字员工”：按照设定好的业务规则，代替人工在电脑上完成跨系统、跨网页、跨文件的重复操作，并在遇到异常时提醒人员处理。

自动处理文件

自动接收邮件、下载附件，识别 PDF、Excel、图片中的托书、面单、箱单、发票等信息。

自动录入系统

模拟人工打开网页或业务系统，把识别后的港口、船期、箱型箱量、费用等字段录入对应位置。

自动查询状态

定时查询船司网站、货代系统或业务台账，跟进订舱、放舱、提箱、上船、签单等节点。

自动提醒归档

把处理结果回填到 Excel 或看板，并通过邮件、企业微信等方式提醒相关人员处理异常。

对应到嘉沣物流的价值

优先将“接托书、识别字段、录入订舱、跟进放舱、回填台账”这类高重复、规则相对清晰的工作交给机器人处理，人员主要负责业务判断、异常沟通和客户服务，从而减少重复录入、漏跟节点和远程交接成本。

同类物流场景参考

以下为物流行业中较有代表性的自动化实践方向，可用于对照安徽嘉沣物流在单证、订舱、放舱跟进和费用处理中的提效机会。

环世物流 & 大掌柜：订舱全流程自动化

覆盖业务邮件 / 托书下载、订单录入、船期导入、维护 BKG、EDI 订舱、订舱邮件发送、BC 解析、订舱确认、异常看板等环节。

查看公开案例
同类场景 托书 / 订舱 异常看板

海光物流集团：船东官网订舱自动化

通过 RPA 监测船东官网舱位，在放舱时第一时间处理订舱，减少人工盯屏和错失舱位的风险。

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订舱监控 放舱监控 自动提醒

京华达物流：轨迹、单证、对账自动化

覆盖轨迹查询推送、单证识别处理、费用自动录入等高频场景；关务单证智能处理场景与贵司单证岗位相关度较高。

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可做扩展 单证识别 费用录入

Before / After：业务变化

围绕嘉沣物流当前的协作方式，自动化的核心价值是减少重复录入、降低漏跟风险，并让异地协作中的业务进度更清晰。

Before：人工串流程

  • 销售或单证从微信、邮件、Excel、PDF 中接收托书和面单。
  • 人工提取起运港、目的港、箱型箱量、船期、委托方信息等字段。
  • 登录货代系统、船司网站或订舱平台，逐票复制粘贴。
  • 放舱、打单、提箱、上船、签单节点靠人工提醒和群消息追踪。
  • 远程协作时，进度交接依赖口头同步，异常容易遗漏。

After：机器人跑常规流程

  • 自动监听指定邮箱 / 文件夹，下载托书、面单、箱单等附件。
  • 用 OCR / AI 提取关键字段，按规则校验缺漏和格式。
  • 模拟人工登录业务系统、船司网站，完成录入、订舱和状态查询。
  • 把放舱、打单、提箱、上船、签单节点回填到看板或 Excel。
  • 异常自动提醒对应人员，人工只处理缺字段、订舱失败、费用差异等例外。

自动化流程图：海运集装箱单证 / 操作主线

演示 demo 可先覆盖一票业务的主链路，直观看到影刀如何跨邮件、附件、网页和系统执行动作。

1

接托书

监听邮箱 / 文件夹，下载托书、面单、箱单。

2

识别校验

提取港口、船期、箱型箱量、委托方、费用字段。

3

订舱录入

登录货代系统或船司网站，维护 BKG / 订舱信息。

4

放舱跟进

定时查询状态，放舱后通知销售 / 单证。

5

打单提箱

生成 / 下载单据，回填箱号、封号、提箱信息。

6

上船签单

查询上船节点，生成签单提醒和归档清单。

7

看板归档

同步业务台账，异常单独推送，形成可交接记录。

运行 Demo：一票海运托书自动处理

这个 demo 展示机器人如何从邮件附件中提取字段、录入订舱信息、查询放舱并回填进度。

模拟业务邮件

主题：上海到洛杉矶 1x40HQ 订舱 附件：托书_JF240602.pdf 委托方：安徽嘉沣物流有限公司 起运港：上海 目的港：Los Angeles 箱型箱量：1 x 40HQ 预计开船：2026-06-12 货描：家居用品 特殊要求：放舱后邮件通知销售和单证

机器人执行记录

等待启动：监听业务邮箱和托书附件。
识别字段：港口、箱型箱量、船期、业务要求。
录入系统：创建业务订单并维护订舱信息。
查询放舱：发现状态变化后推送提醒。
回填台账：更新业务看板并归档附件。
识别结果尚未运行
异常处理尚未运行
下一步点击“运行自动化”查看演示效果

以该场景为原点的行业扩展

建议先从“低集成、见效快”的小场景切入，再逐步扩展到销售、单证、商财、管理看板。

销售侧

  • 报价模板自动生成
  • 询价信息结构化
  • 跟进提醒与报价归档

单证 / 操作侧

  • 托书字段识别与校验
  • 订舱状态自动查询
  • 提单 / 箱单 / 发票归档

商财侧

  • 费用录入与账单核对
  • 应收应付台账更新
  • 异常费用差异提醒

管理侧

  • 业务进度看板
  • 异常票统计
  • 远程协作交接记录

合作启动路径

建议围绕一个高频、规则清晰的海运单证场景先启动合作，完成首期自动化流程上线后，再向销售、商财、管理看板等方向扩展。

1. 明确首期场景

优先选择“托书识别 + 订舱录入 + 放舱提醒”这类规则清晰、价值直观的流程，作为首期上线方向。

2. 准备样例资料

准备 1-2 份已脱敏托书、常用台账模板和系统入口，用于快速配置字段识别、录入规则和异常提醒。

3. 启动合作交付

双方确认首期流程范围、账号环境、交付排期和商务方案后，即可进入流程搭建与上线交付。